会议服务流程_合肥金峰会议会展有限公司

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会议服务流程


会前工作
  1、与会议主办方洽谈;
  2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价;
  3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所;
  4、与会议主办方确认会议接待方案;
  5、与会议主办方签订会议接待标准合同;
  6、与会议主办方确认预付会议订金事宜;
  7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册;
  8、准备会议资料(含代邀请相关领导、新闻媒体,新闻通稿,接待资料,会议配套的商务服务及公关礼仪,翻译,通讯及文秘服务)。
会中工作
  1、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站;
  2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待;
  3、会议秘书协助会场布置及会务服务;
  4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息;协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作;
  5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作;
  6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式;
  7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购以及娱乐的安排(日程安排、房、餐、车、导游等);
  8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作;
  9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作;
  10、协调会议期间的交通工具的安排;
  11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
会后工作
  1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作;
  2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总工作及印刷代表通讯录;
  3、与会议主办者的费用结算工作;
  4、欢送代表工作。
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